Vollzeitäquivalent (VZÄ)
Geprüft von Jakob Schubert · Co-Founder, Basqo · 2026-11-02
Definition
Ein Vollzeitäquivalent (VZÄ, englisch FTE) drückt die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit einer Person als Anteil einer Vollzeitstelle aus: 40 Vertragsstunden in einem Unternehmen mit 40-Stunden-Woche ergeben 1 VZÄ, 20 Stunden ergeben 0,5 VZÄ. HR und Finance planen Kapazität und Personalkosten in VZÄ statt nach Köpfen, weil Teilzeitverträge eine reine Kopfzahl verzerren.
Formel
VZÄ = vertragliche Arbeitszeit ÷ Arbeitszeit einer Vollzeitstelle (beide für denselben Zeitraum: Woche, Monat oder Jahr)
Das Wichtigste
- Das VZÄ drückt die vertragliche Arbeitszeit als Anteil einer Vollzeitstelle aus: 20 Stunden bei einer 40-Stunden-Woche sind 0,5 VZÄ.
- Der Headcount zählt Köpfe, das VZÄ zählt Kapazität: 3 Vollzeit- und 2 Halbtagsverträge ergeben einen Headcount von 5 und 4 VZÄ.
- Die Bezugswoche hängt vom Unternehmen ab: Bei einer 37,5-Stunden-Woche ist ein 30-Stunden-Vertrag 0,8 VZÄ, nicht 0,75.
- Gehälter skalieren mit dem VZÄ. Eine Personalkostenplanung auf VZÄ-Basis liegt deshalb näher an der Lohnabrechnung als eine Planung nach Köpfen.
Wie wird das Vollzeitäquivalent berechnet?
Die vertraglichen Stunden jeder Person werden durch die Stunden einer Vollzeitstelle im selben Unternehmen geteilt, für denselben Zeitraum (Woche, Monat oder Jahr). Danach werden die Ergebnisse addiert.
Beispiel | Vertragliche Stunden pro Woche | VZÄ |
|---|---|---|
Vollzeit | 40 | 1 |
Teilzeit | 30 | 0,75 |
Werkstudent | 20 | 0,5 |
Werkstudent | 10 | 0,25 |
Das Beispiel geht von einer 40-Stunden-Woche aus. Ein Team aus den Personen der ersten drei Zeilen hat 2,25 VZÄ und einen Headcount von 3.
Welche Vollzeitwoche gilt?
Eine allgemeingültige Bezugsgröße gibt es nicht. Das VZÄ bezieht sich auf die Vollzeitwoche, die im Unternehmen gilt, und genau dort entstehen die meisten Fehler. Bei einer 37,5-Stunden-Woche ist ein 30-Stunden-Vertrag 0,8 VZÄ, nicht 0,75.
Auch Durchschnittswerte helfen nicht weiter. In Deutschland arbeiteten Vollzeitbeschäftigte zwischen 15 und 64 Jahren 2024 im Schnitt 40,2 Stunden pro Woche, knapp unter dem EU-Durchschnitt von 40,3 Stunden (Destatis, 2025). Das ist eine Statistik, kein Vertrag.
Gesetzliche Schwellen weichen wieder ab: Die US-Steuerbehörde zählt Beschäftigte ab 30 Stunden pro Woche oder 130 Stunden pro Monat als Vollzeit (IRS). Ein internes VZÄ-Reporting sollte seine Bezugswoche nennen und sie in allen Gesellschaften gleich ansetzen.
Headcount oder VZÄ: Was ist der Unterschied?
Headcount zählt Köpfe, VZÄ zählt Kapazität. Ein Team aus 5 Personen mit 3 Vollzeit- und 2 Halbtagsverträgen hat einen Headcount von 5 und 4 VZÄ.
Der Unterschied ist kein Randfall: 2024 arbeiteten in Deutschland 29 % der Erwerbstätigen zwischen 15 und 64 Jahren in Teilzeit (Destatis, 2025).
Beide Zahlen haben ihren Zweck. Der Headcount treibt Kosten pro Person wie Ausstattung und Lizenzen. Das VZÄ treibt gehaltsbezogene Kosten und zeigt, wie viel Arbeitskapazität ein Team tatsächlich hat. Eine Personalplanung, die nur Köpfe zählt, überschätzt die Kapazität, sobald Teilzeitverträge dazukommen.
Warum das VZÄ für die Personalkostenplanung zählt
Budget: Gehälter skalieren mit dem VZÄ. Ein Plan auf VZÄ-Basis liegt deshalb näher an der Lohnabrechnung als ein Plan nach Köpfen.
Abweichungsanalyse: Weichen die Ist-Kosten vom Plan ab, ist eine Änderung im VZÄ (mehr Stunden, weniger Einstellungen) eine andere Ursache als eine Gehaltsänderung. Die Abweichungsanalyse zeigt, welche es war.
Einstellungen: Eine offene Position lässt sich als volle oder anteilige Stelle planen, und das ändert ihre Kosten.
Typische Fehler
- Je Team eine andere Vollzeitwoche ansetzen, ohne es zu kennzeichnen: Dann sind VZÄ über Gesellschaften hinweg nicht vergleichbar.
- Personen in langer Abwesenheit im Kapazitätsplan als volles VZÄ zählen, obwohl sie keine Kapazität beitragen.
- Headcount und VZÄ im selben Bericht mischen, sodass die Summen nicht aufgehen.
In Basqo
VZÄ über Teams und Gesellschaften hinweg verfolgen
In einer Tabelle veraltet das VZÄ, sobald jemand die Stunden ändert und der HR-Export nicht nachgezogen wird. Das ist einer der Gründe, warum Tabellen in der Personalplanung scheitern. Basqo übernimmt Änderungen der Arbeitszeit laufend aus dem angebundenen HR-System (soweit das System sie liefert) und zeigt die monatliche Entwicklung der Personalkosten nach Kostenart und VZÄ bis auf die einzelne Position. Die Abweichungsanalyse trennt dann VZÄ-bedingte Änderungen von Gehaltsänderungen.
Shiftmove plant mit Basqo und Personio und spart Finance und HR mehr als 30 Stunden im Monat (Kundenstory).
Personalplanung in BasqoHäufige Fragen
VZÄ steht für Vollzeitäquivalent, englisch FTE (full-time equivalent): die vertragliche Arbeitszeit einer Person als Anteil einer Vollzeitstelle.
Nein. Der Headcount zählt Personen, das VZÄ zählt vertragliche Stunden im Verhältnis zu einer Vollzeitstelle. Zwei Halbtagskräfte ergeben einen Headcount von 2 und 1 VZÄ.
Das hängt vom Vertrag ab. Ein 37,5-Stunden-Vertrag ist 1 VZÄ, wenn 37,5 Stunden die Vollzeitwoche im Unternehmen sind, und ein 30-Stunden-Vertrag ist dann 0,8 VZÄ.
Für eine einzelne Person in der Regel nicht. Die meisten Unternehmen begrenzen einen Vertrag auf 1 VZÄ und erfassen Überstunden getrennt.
Weiterführende Ressourcen
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