Auf einen Blick

• DELTA-SPORT hat die Personalkostenplanung von Excel auf Basqo umgestellt – inklusive automatischer Anbindung an das HR-System.

• Abteilungsleitungen, Geschäftsführung und das Finanzteam arbeiten jetzt in einem gemeinsamen Plan statt in drei konkurrierenden Versionen.

• Der Personal-Forecast umfasst Arbeitgeberbeiträge, sämtliche Gehaltsbestandteile sowie Boni und fließt direkt in den monatlichen Forecast ein.

• Die Vorbereitung einer Planungsrunde dauert nun weniger als einen Tag statt mehrerer Tage.

Über DELTA-SPORT

DELTA-SPORT ist ein inhabergeführtes, mittelständisches Unternehmen mit mehr als 30 Jahren Erfahrung in der Herstellung von Hartwaren und Textilien. Von Hamburg aus steuert das Team die Produktion in Europa und Asien und beliefert internationale Handelsunternehmen mit Aktionsware. Das Geschäft wird mit großem Vorlauf verhandelt: Die Umsätze für das kommende Halbjahr stehen oft schon vor Ablauf des aktuellen Jahres fest.

Herausforderung: Warum die Excel-basierte Personalkostenplanung an ihre Grenzen stieß

Ein Plan, der nach einem Monat obsolet war

Bei DELTA-SPORT ist die Umsatzseite verlässlich planbar. Dank des Direktimportgeschäfts steht das Volumen für das kommende Halbjahr häufig bereits fest. Anders verhielt es sich auf der Kostenseite – und die Personalkosten bilden hier den größten Posten.

Die Personalkostenplanung basierte bisher auf Excel. Die Personalabteilung exportierte Mitarbeiterlisten sowie Bruttogehälter aus dem HR-System und übertrug sie in Tabellen, mit denen die Abteilungsleitungen die Vorgaben der Geschäftsführung planten. Allein die Vorbereitung band im HR-Team mehrere Arbeitstage.

Die eigentliche Herausforderung entstand, sobald der Plan verabschiedet war: Eine Kündigung, eine kostengünstigere Nachbesetzung, eine neu bewilligte Position – schon ab dem ersten Monat wich die Realität vom Plan ab. Parallel zirkulierten mehrere Versionen derselben Datei im Unternehmen.

„Die verschiedenen Versionen synchron zu halten, hat uns kontinuierlich Zeit gekostet und die Prozesse immer wieder ausgebremst.“

Gordon Hentsch

Director HR & IT bei DELTA-SPORT

Fehlende Verknüpfung zwischen HR-Planung und Finance

Hinzu kam eine strukturelle Lücke: Geplant wurde auf Basis von Bruttogehältern; Arbeitgeber-Sozialabgaben und weitere Entgeltbestandteile blieben unberücksichtigt. Entsprechend ließen sich die Soll-Budgets weder mit der Buchhaltung abstimmen noch in valide Szenarienrechnungen überführen. Das Finanzteam trug zu Jahresbeginn eine aus der Historie abgeleitete Personalkostensumme in den Forecast ein – und arbeitete das gesamte Jahr über mit derselben Zahl.

Als DELTA-SPORT nach einer Phase verhaltener Konsumnachfrage die Personalkosten gezielt steuern musste, wurde diese Intransparenz kritisch. Die Geschäftsführung erwartete von HR ein kontinuierliches Monitoring zur Einhaltung der Budgets – was mit der vorhandenen Datenbasis nicht realisierbar war.

Entscheidung: Ein Planungstool, das die Bereichsleitenden auch wirklich nutzen

DELTA-SPORT verfügte über kein spezialisiertes Planungstool und keinen etablierten Prozess, auf dem man hätte aufbauen können. Das Team evaluierte diverse Lösungen; viele erwiesen sich jedoch als überdimensioniert und zu komplex für ein Unternehmen dieser Größe.

Den Ausschlag gab die Benutzerfreundlichkeit. Gordon Hentsch war bewusst, dass die Abteilungsleitungen den Wechsel von Excel zu einem neuen System aktiv mittragen müssen – und genau nachvollziehen können müssen, was geplant wird, welche Daten automatisiert einfließen und warum sich Zahlen verändern.

„Bei Basqo war mir sofort klar: Damit hole ich unsere Abteilungsleitungen ins Boot. Entscheidend ist ein intuitives Tool, das den Einstieg maximal einfach macht – und genau das leistet Basqo.“

Gordon Hentsch

Director HR & IT bei DELTA-SPORT

Ein weiterer entscheidender Faktor war die direkte HRIS-Integration. Statt manuelle Exporte pflegen zu müssen, synchronisiert Basqo Stammdaten und Änderungen vollautomatisch, täglich.

Ergebnisse: Ein dynamischer Personal-Forecast statt eines starren Excel-Plans

Personalkosten nahezu in Echtzeit im Blick – wie jede andere Kostenart

Für Gordon Hentsch liegt der größte Mehrwert nicht allein in der Zeitersparnis, sondern in der gewonnenen Steuerungskompetenz. Während eine Planungsrunde früher nach nur einem Monat hinfällig war, kann DELTA-SPORT heute jederzeit präzise planen und nachjustieren. Die Vorbereitung einer neuen Planungsrunde dauert weniger als einen Tag statt mehrerer Tage, und rund 15 Planungsverantwortliche – die Abteilungsleitungen sowie HR und Finance – arbeiten direkt und kollaborativ in Basqo.

Ein präziser Personal-Forecast im monatlichen Finanz-Review

Abteilungsleitungen, Geschäftsführung und Finance sehen die prognostizierten Personalkosten in Basqo transparent aufgeschlüsselt, inklusive aller relevanten Gehaltsbestandteile und Boni. Das Finanzteam übernimmt die Werte direkt in den monatlichen Forecast. So wird bereits unterjährig verlässlich sichtbar, ob Profitabilitätsziele erreicht werden – bei einer Abweichung von weniger als einem Prozent zwischen Plan- und Ist-Personalkosten.

„Wir sehen die Personalkosten jetzt fast in Echtzeit, genau wie alle anderen Kostenkategorien, und können fundierte strategische Pläne daraus ableiten.“

Gordon Hentsch

Director HR & IT bei DELTA-SPORT

Planungssicherheit für das Folgejahr – bereits ab Mai

Im Jahr 2026 legte die Geschäftsführung die Zielvorgaben für 2027 bereits im Mai fest. Hierfür wurde in Basqo ein zweiter Plan aufgesetzt, in dem die Abteilungsleitungen seither kontinuierlich arbeiten. Durch diesen frühen Vorlauf gewinnen die Verantwortlichen wertvolle Monate Handlungsspielraum, anstatt Zielvorgaben für ein bereits laufendes Geschäftsjahr hinterherzulaufen.

Komplexität transparent beherrschbar machen

Mit einem Planungshorizont von 18 Monaten bildet Basqo genau die Faktoren sichtbar ab, die in Excel untergegangen wären: Mitarbeitende, die aus der Elternzeit zurückkehren, oder anstehende Vertragsausläufe. Bei rund 250 Beschäftigten betrifft das schnell ein Dutzend Personen.

Vom Excel-Muster zur erfolgreichen Tool-Adoption

Anfänglich gab es verständliche Vorbehalte gegenüber einer neuen Software. Heute ist die Personalkostenplanung ohne die spezialisierte Plattform für die Abteilungsleitungen undenkbar.

„Ich glaube, die meisten würden aus allen Wolken fallen, wenn ich ihnen heute wieder eine Excel-Datei schicken würde.“

Gordon Hentsch

Director HR & IT bei DELTA-SPORT

Für wen eignet sich Basqo?

Gordon Hentsch sieht das größte Potenzial in Unternehmen, in denen Excel vermeintlich kostenlos genutzt wird.

„Ich bin überzeugt, dass viele Unternehmen die tatsächlichen Kosten eines Excel-basierten Prozesses unterschätzen – schlicht weil die Beteiligten dessen Schwächen wie gewohnt auffangen: durch Mehrarbeit, zusätzlichen Einsatz und Überstunden.“

Gordon Hentsch

Director HR & IT bei DELTA-SPORT

Basqo wurde gezielt für den Mittelstand entwickelt, der Headcount und Personalkosten bislang in Excel plant – und lässt sich nahtlos an bestehende HR-Systeme anbinden. Wenn HR, Fachbereichsleitungen und Finance mit voneinander abweichenden Versionen planen oder Ihr Personal-Forecast nach dem ersten Monat an Präzision verliert, führt Basqo alle Beteiligten in einer zentralen Live-Planung zusammen.

So verbindet Basqo die Personalkostenplanung mit dem HR-System

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