Kontext

Circus Group (XETRA: CA1) ist ein weltweit führendes Unternehmen für KI-Lösungen und autonome Robotik, das den 2,6 Billionen Euro schweren Gastronomiesektor durch vollständige Autonomie transformiert. Mit seiner proprietären KI-Plattform CircusAI und dem weltweit ersten kommerziell nutzbaren KI-Roboter im Gastronomiebereich, CA-1, ist Circus Vorreiter der KI in der Gastronomie, um branchenweite Arbeitskräftemangel zu beheben.

Weitere Fakten zur Circus Group:

• Geschäftsmodell: Entwicklung KI-gestützter Robotersysteme für autonome Gastronomie 

• Größte Abteilung(en): Hardware & Engineering

• Beteiligte Manager: 8+ (für unternehmensweite Planung und Entscheidungsfindung; abteilungs-/teamindividuelle Planung nicht eingeschlossen)

  
  

Herausfoderungen

Zunehmende Anforderungen an Personaldaten in einer wachsenden Organisation

Erhöhte Berichtspflichten und eine wachsende Organisation erhöhten den administrativen Aufwand und die Komplexität, wodurch verbesserte Prozesse für HR-Controlling und Personalplanung erforderlich wurden. Die bestehende Excel-basierte Berichterstattung und Planung der Mitarbeiterzahlen war für den Stand von Circus nicht mehr geeignet:

• Manuelle Datenzuordnung: Die Zuordnung der Lohnabrechnungsdaten aus dem Steuerberater in das Zielformat war nicht einfach durchzuführen, was eine erhebliche administrative Belastung darstellte und das Fehlerpotential erhöhte.

• Komplexe und veraltete Berichterstattung: Die Aktualisierung der Planungsdaten zur Abstimmung mit den neuesten Einstellungsplänen und die Integration von Prognose- und Budgetinformationen führten zu einem zeitraubenden ständigen Abstimmungs- und Aktualisierungszyklus, was zu einer unzureichenden Datenaktualität führte.

• Umständliches KPI-Tracking: Die wiederholte Aktualisierung kritischer KPIs, wie Entwicklungen der Vollzeitäquivalente und Personalkosten, war zeitaufwändig und fehleranfällig, was zu einer geringeren Transparenz bei historischen und zukunftsbezogenen Metriken und Trends führte.

Um FTE-Entwicklungen, geplante Neueinstellungen und Personalkosten zu berichten, musste ich Informationen manuell aus 4 verschiedenen Quellen konsolidieren: Lohnabrechnung, HRIS, ATS und andere interne Dokumentationen.

Lösung

Automatisierung manueller und fehleranfälliger Prozesse

Victoria testete mehrere Systeme, bevor sie sich für Basqo entschied. Basqo überzeugte sie dreifach:Live-Integration: Alle Änderungen, die in den integrierten Systemen (in diesem Fall Personio) geschehen, werden direkt in Basqo widergespiegelt, wodurch jeglicher manueller Konsolidierungs- und Aktualisierungsaufwand entfälltAutomatisches Controlling: Basqo aktualisiert automatisch die Prognose, wenn Änderungen (Austrittsdaten, Eintrittsdaten) registriert werden, und liefert kontinuierlich Einblicke in Abweichungen zum BudgetSingle Source of Truth: Konsolidiert alle wichtigen Personalkostendaten, einschließlich aktueller Mitarbeiter, neuer Einstellungen, Austritte, Einstellpipeline, Budgets und Genehmigungen

Alle relevanten Beteiligten, darunter die Geschäftsleitung, die Personalabteilung und die Finanzabteilung, verfügen nun über eine äußerst zentrale Datenquelle für alle Personalkosten und relevante Erkenntnisse zur Personalplanung.

Victoria Annich

Chief of Staff bei Circus

Ergebnis

Bemerkenswert kurze Time-to-Value

Bereits nach wenigen Wochen erzeugte Basqo diverse Produktivitätssteigerungen: Victoria automatisierte den fehleranfälligen und manuellen HR-Controlling-Prozess stark, wodurch sie Zeit für andere strategische Aufgaben gewann Die Erstellung von Personalkostenberichten benötigt rund 90 % weniger Zeit als zuvorCircus kann verschiedene Szenarien der Personalplanung genau planen, um agil zu bleiben.Excel-Tabellen wurden abgeschafft und der Einstellungsplan wird nun in Basqo gepflegt, was die Workflow-Qualität und die Abstimmung mit der Finanz- und Geschäftsführung sowie die Datenqualität, Einblicke und Zugänglichkeit drastisch erhöht.

Die Implementierung erfolgte innerhalb eines Tages, und selbst Änderungen an unserer Berichtsstruktur lassen sich ganz einfach in den Einstellungen anpassen.

Victoria Annich

Chief of Staff bei Circus