Über

Parloa ist eine der führenden Plattformen für AI-Agenten-Management in Europa, die für die Automatisierung von Kontaktzentren großer Unternehmen entwickelt wurde. Gegründet 2018 in Berlin von Malte Kosub und Stefan Ostwald, unterstützt Parloa globale Unternehmen dabei, Kundeninteraktionen über Telefon-, Chat- und Nachrichtendienste zu automatisieren und zu verbessern. Das Unternehmen hat über 560 Millionen Dollar aufgenommen und wird unter anderem von General Catalyst, Altimeter Capital, EQT Ventures und Durable Capital unterstützt.

Herausforderung

Personalaufstockung über zwei Kontinente hinweg — ohne passendes System

Seit der Serie B ist Parloa in einem Tempo gewachsen, das die meisten Unternehmen nur planen. Von Berlin nach New York expandierend, neue rechtliche Einheiten, Währungen und Hunderte von Mitarbeitern hinzufügend — die organisatorische Komplexität überstieg schnell die im Einsatz befindlichen Finanztools.

Die Finanzabteilung hatte ein ausgeklügeltes Planungssystem für den Personalbestand entwickelt: Google Sheets, die mit Gehaltsbändern vorab ausgefüllt und mit HiBob für Ist-Zahlen sowie mit Asana über automatisierte Trigger verbunden waren. Eine Zeit lang funktionierte es. Dann brachen die Integrationen zusammen — und der Prozess kollabierte.

Einstellungsmanager umgingen die Finanzabteilung und wandten sich mit Ad-hoc-Anfragen direkt an die Talentakquise. Diese verwaltete offene Stellen in zwei Einheiten ohne strukturierten Überblick. Die Finanzabteilung hatte keine Echtzeit-Transparenz — nur einen monatlichen Gehaltsexport, zu dem Zeitpunkt Entscheidungen bereits getroffen waren.

„Ich hatte keinerlei Einfluss mehr darauf, wer eingestellt wurde, wie die Einstellungen abliefen und wie hoch das Budget war. Ich konnte die Mitarbeiterzahlen erst am Monatsende einsehen, wenn die Gehaltsabrechnung vorlag.“

Yasemin Erensoy

Lead FP&A Partner bei Parloa

Lösung

Eine Plattform, um Planung, Einstellung und Reporting zu verbinden

Nach der Bewertung mehrerer Tools entschied sich Parloa für Basqo als einzige Plattform, die Finanzen und Personal & Kultur verbindet. Der entscheidende Faktor war einfach: Jede alternative Lösung konnte nur eine Seite des Prozesses lösen, aber nicht beide.

Auf TA fokussierte Tools boten umfangreiche Pipeline-Analysen, gaben der Finanzabteilung jedoch keine Echtzeit-Kostenverfolgung. FP&A-Plattformen boten Budgetrahmen, hatten jedoch keine Prozessebene, in der Einstellungsverantwortliche oder TA täglich arbeiten konnten. Basqo tat beides und seine nativen Integrationen mit HiBob und Greenhouse sorgten dafür, dass geplante Rollen, Ist-Zahlen und Fortschritte bei der Einstellung alle an einem Ort erfasst wurden.

„Die Entscheidung für Basqo fiel, weil es das leisten konnte, was normalerweise zwei Tools erfordern – und zwar in einem einzigen Tool.“

Yasemin Erensoy

Lead FP&A Partner bei Parloa

Wie haben sie die Abstimmung zwischen zwei Teams erreicht? Indem sie die Frage beantworteten: Was sind die Muss-Kriterien für jede Seite, im Gegensatz zu den Nice-to-Haves? Basqo bestand den Test für beide.

Ergebnisse

Von reaktiver zu Echtzeit: Personalplanung, die mit Parloa skaliert

>75% schnelleres monatliches Reporting

Die monatliche Berichterstattung über den Personalbestand, die früher zwei Stunden dauerte, nimmt jetzt weniger als 30 Minuten in Anspruch. Da die Daten in Basqo zentralisiert und mit HiBob und Greenhouse synchron gehalten werden, beinhaltet Yasemins Morgenroutine jetzt einen schnellen täglichen Check statt eines monatlichen Wettlaufs, um Exporte aus mehreren Systemen abzugleichen.

>80% der Manager erstellen ihre eigenen Budgets

Im ersten Planungszyklus, der auf Google Sheets durchgeführt wurde, musste Yasemin die Budgeteingaben für mehr als 50% der Mitglieder des kommerziellen Teams selbst ausfüllen. Im ersten vollständigen Budgetierungszyklus mit Basqo haben mehr als 80% der kommerziellen Organisation ihre eigenen Budgets erstellt — unter Verwendung vorab ausgefüllter Gehaltsbänder und einer Benutzeroberfläche, die keine Finanzkenntnisse erfordert.

Eine Vielzahl an offenen Rollen in EU und USA getracked in einer Plattform

TA verwaltet derzeit Dutzende aktive, offene Stellen über Basqo, alle mit Greenhouse-IDs abgeglichen. Finanzabteilung und Talentakquise teilen denselben Echtzeit-Überblick über den Einstellungsfortschritt — und wenn ein Einstellungsverantwortlicher auf eine nicht geplante Rolle drängt, ist die Antwort von TA einfach: Ist sie in Basqo?

Keine unerwarteten Budgetabweichungen

Mit strukturierten Genehmigungs-Workflows ist jede Änderung des Personalplans sichtbar und freigegeben, bevor sie in die Gehaltsabrechnung gelangt. Die relevanten Stakeholder genehmigen neue Rollen ausdrücklich — was bedeutet, dass die Finanzabteilung genau weiß, was am Monatsende zu erwarten ist.

„Es gibt keine Budgetabweichung, die nicht erwartet wurde. Wenn es eine Abweichung gibt, wissen alle Bescheid, warum – alles sind bereits genehmigt.“

Yasemin Erensoy

Lead FP&A Partner bei Parloa

30-60 "hiring manager" mit Selbstbedienung und Transparenz

Die wachsende Anzahl an "hiring managers" bei Parloa haben nun eine klare, stets aktuelle Sicht auf den Personalplan ihres Teams, offene Rollen und die Budgetausnutzung — direkt in Basqo, ohne dass sie einen Bericht von der Finanzabteilung anfordern müssen.

„Dynamische, wachsende Unternehmen – insbesondere solche, die derzeit große Veränderungen in ihren Teamstrukturen durchlaufen – sollten Basqo nutzen. Und für Unternehmen, die den gesamten Prozess von der Planung bis zum Hiring an einem Ort abwickeln möchten, anstatt verschiedene Systeme für Budgetvergleich, Reporting und die Hiring zu verwenden.“

Yasemin Erensoy

Lead FP&A Partner bei Parloa